Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Ansprechperson

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist die kammerfest UG (haftungsbeschränkt), Boschstr. 10, 73734 Esslingen am Neckar, vertreten durch die Geschäftsführer Rainer Böhm und Ignacio Perera Landa.

Ansprechperson für Datenschutz-Anfragen: Ignacio Perera Landa, datenschutz@kammerfest.de. Vertretung: Rainer Böhm. Die Anschrift finden Sie im Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Bestellpflicht besteht nicht.

2. Wer für welche Daten verantwortlich ist

Für die Dokumente, die Ihre Praxis zum Abgleich hochlädt, bleibt die Praxis Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Dokumente als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, ausschließlich nach Ihrer Weisung und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags, den Sie im Bestellvorgang abschließen (Auftragsverarbeitungsvertrag).

Für alles Übrige sind wir selbst Verantwortlicher: für Bestellung und Zahlung, für den E-Mail-Kontakt, für Einwilligungen zu Warteliste, Checkliste und Erinnerung, für den Änderungsdienst, für die interne Sperrliste, für die Kalibrierung unseres Prüfverfahrens mit anonymisierten Prüfergebnissen und Bewertungen (Abschnitt 8) sowie für Fehler- und Reichweitenmessung auf der Website.

3. Besuch der Website

Die Website und die Bestellstrecke betreibt Vercel Inc., San Francisco (USA), für uns in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Beim Aufruf einer Seite speichert der Server kurzzeitig Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserkennung. Diese Protokolle dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche und werden nach dem Standard des Anbieters kurz gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für die Muttergesellschaft in den USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Die Schriften der Website liefern wir von unserem eigenen Server aus. Beim Besuch wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftdiensten aufgebaut.

Hochgeladene Dokumente laufen nicht über den Website-Betreiber: Der Upload geht mit einer zeitlich begrenzten, signierten Adresse unmittelbar in den Dateispeicher (Abschnitt 8).

4. Reichweitenmessung ohne Cookies

Um zu sehen, welche Seiten besucht werden und welche unserer Briefvarianten Praxen erreichen, nutzen wir PostHog, betrieben von PostHog Inc., San Francisco (USA), in der EU-Cloud. Erfasst werden Seitenaufrufe und, wenn Sie über den QR-Code eines Briefs kommen, die Kennung der Briefvariante (Parameter „v“ in der Adresse). Geht eine Zahlung ein, zählen wir das Ereignis mit Auftragskennung, Tarif und Betrag, ohne Ihre E-Mail-Adresse. Zugriffsadressen von Berichten werden vor der Übermittlung entfernt.

PostHog setzt bei uns keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Endgerät. Deshalb brauchen wir kein Einwilligungsbanner (§ 25 Abs. 2 TDDDG: kein Zugriff auf Informationen im Endgerät); die Kehrseite ist, dass wir Sie geräteübergreifend nicht wiedererkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Nutzung der Website zu verstehen). Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 15).

5. Fehlermeldungen

Tritt auf der Website oder in der Verarbeitung ein technischer Fehler auf, wird die Fehlermeldung an Sentry übermittelt, betrieben von Functional Software, Inc., San Francisco (USA), in der EU-Region. Übermittelt werden der Fehlertext und technische Umgebungsdaten wie Browser und Betriebssystem. Personenbezogene Zusatzdaten sind abgeschaltet; Zugriffsadressen von Berichten werden vorher entfernt, Dokumentinhalte werden nicht übermittelt. Die Meldungen werden nach dem Standard des Anbieters gespeichert und dann gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb). Es gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

6. Bestellung und Zahlung

Wenn Sie einen Auftrag erteilen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Praxisnamen und die Praxisanschrift, den gewählten Tarif, den Betrag, einen etwaigen Aktionscode, Ihre Antworten auf die Fragen zur Anwendbarkeit einzelner Anforderungen, die Nummer des Vorgangs und die von Ihnen bestätigten Fassungen der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags).

Die Zahlung wickelt Stripe Payments Europe Ltd., Dublin (Irland), ab. Stripe erhebt die Zahlungsdaten in einem eigenen Bestellformular und verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher nach den Datenschutzhinweisen von Stripe. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur die Bestätigung der Zahlung sowie Praxisname, Anschrift und, wenn angegeben, Telefonnummer.

Für die Rechnung verarbeiten wir Praxisname, Anschrift, Betrag und Rechnungsnummer. Rechnungsdaten bewahren wir acht Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14 UStG). Diese Aufbewahrung ist von der 30-Tage-Löschung in Abschnitt 11 ausgenommen.

7. Telefonnummer

Beim Abschluss einer Bestellung erhebt unser Zahlungsdienstleister Stripe im Bestellformular Ihre Telefonnummer. Die Angabe ist freiwillig — ohne sie kommt die Bestellung genauso zustande.

Wir speichern die Nummer zusammen mit den übrigen Bestelldaten und nutzen sie für zwei Zwecke: für Rückfragen zu Ihrem Auftrag, wenn eine E-Mail nicht weiterhilft, und als Vorschlagswert bei „QM-Check · Bericht und Entwürfe“ — dort schlagen wir sie Ihnen im Stammdaten-Schritt vor, damit Sie sie nicht abtippen müssen. Sie können den Vorschlag ändern oder löschen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags), für die Rückfragen daneben Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihres Auftrags). Die Nummer wird 30 Tage nach Bereitstellung des Berichts gelöscht.

8. Ihre Praxisdokumente: Speicherung und Abgleich

Die hochgeladenen Dokumente, die daraus erstellten Berichte und Entwürfe liegen in einem verschlüsselten Dateispeicher und einer Datenbank von Supabase Inc., San Francisco (USA), im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Der Zugriff ist je Auftrag getrennt und nur über eine zufällige Zugriffskennung möglich, die Sie per E-Mail erhalten. Produktionszugriff haben allein die beiden Geschäftsführer.

Die Formatumwandlung, die Texterkennung bei Scans und die Erstellung des Berichts laufen auf einem Server der IONOS SE, Montabaur, in Deutschland. Zwischenstände der Umwandlung werden nach Abschluss des Auftrags entfernt, Reste spätestens nach 7 Tagen; Betriebsprotokolle, die kurze Textausschnitte enthalten können, werden nach 30 Tagen gelöscht.

Für den Abgleich mit den Anforderungen der G-BA-Richtlinie werten KI-Modelle die Dokumententexte aus, einschließlich der Texterkennung bei gescannten Seiten. Dafür nutzen wir Google Vertex AI von Google Ireland Limited, Dublin (Irland), ausschließlich in EU-Regionen. Google verwendet Ihre Inhalte vertraglich nicht zum Training seiner Modelle. Ein Zwischenspeicher für die gesammelte Verarbeitung in der EU-Region löscht sich nach 7 Tagen. Das Ergebnis ist eine fachlich-organisatorische Übersicht; es ist keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Zur Verbesserung des Abgleichverfahrens werten wir anonymisierte Ergebnisse aus: nur Anforderungskennungen und die zugehörigen Ergebnisstufen, ohne Praxisname, Dokumentinhalte oder andere Angaben, die auf die Praxis schließen lassen. Zweck ist die Kalibrierung und Verbesserung unseres Prüfverfahrens; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Prüfverfahrens), und Sie können dieser Verwendung jederzeit per E-Mail an datenschutz@kammerfest.de widersprechen, ohne dass dies Ihren Auftrag berührt.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); die Rechtsgrundlage für die Inhalte der Dokumente liegt bei Ihrer Praxis. Die genannten Dienstleister sind als Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt. Soweit ein Anbieter seinen Sitz außerhalb der EU hat, bleibt die Verarbeitung Ihrer Dokumente auf die genannten Orte in der EU begrenzt; mit dem Anbieter gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

9. Patientendaten

Gegenstand des Abgleichs sind ausschließlich QM-Dokumente Ihrer Praxis. Versehentliches Patientenmaterial ist nicht Teil der beauftragten Analyse; bei Verdacht sofortige, vollständige Löschung.

So setzen wir das um: Vor dem Upload prüft ein Musterfilter in Ihrem Browser die Dateien auf Hinweise wie Versichertennummern, Patientenkürzel oder Geburtsdaten und blockiert Verdachtsdateien; dabei wird nichts übertragen. Der Filter liest Text-, Markdown- und Word-Dateien, nicht den Inhalt von PDF-Dateien und Scans. Geben Sie eine blockierte Datei trotzdem frei, halten wir diese Freigabe mit Zeitpunkt fest. Nach der Formatumwandlung sucht ein zweiter Filter auf dem Server erneut nach solchen Mustern.

Besteht der Verdacht, dass eine Datei Patientendaten enthält, löschen wir die Datei und alle daraus erzeugten Ableitungen. Es bleibt nur ein Vermerk ohne Personenbezug, dass eine Datei aus diesem Grund entfernt wurde; darüber informieren wir Sie. Die Filter ersetzen Ihre eigene Prüfung nicht.

10. E-Mail-Versand

Die Bestellbestätigung, die E-Mail mit dem Bericht, die E-Mails des Änderungsdienstes und die Bestätigungsmails für Warteliste, Checkliste und Erinnerung versendet Resend (Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA) über die EU-Region Irland. Der Versanddienstleister hält Kopien versendeter E-Mails einschließlich der Anhänge, also auch Bericht und Entwürfe, bis zu 30 Tage. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Unsere eigenen Postfächer, etwa datenschutz@ und kontakt@, betreibt seit dem 23.10.2026 Google Cloud EMEA Limited, Dublin (Irland), im Rahmen von Google Workspace mit Datenspeicherung in der Region Europa. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. E-Mails, die Sie uns schreiben, verarbeiten wir zur Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO) und löschen sie, sobald das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

11. Speicherdauer und Löschung

Auftragsdaten, hochgeladene Dokumente, Berichte und Entwürfe werden 30 Tage nach Bereitstellung des Berichts automatisch gelöscht; ein täglicher Löschlauf entfernt sie. Läuft zu Ihrem Auftrag ein Einwand, verlängert sich die Speicherung bis 30 Tage nach dessen Abschluss. Auf Ihr Verlangen löschen wir früher.

Sicherungskopien der Datenbank erstellt der Hosting-Anbieter täglich; sie werden nach 7 Tagen überschrieben. Hochgeladene Dateien und Berichte sind in diesen Sicherungen nicht enthalten. Kopien beim Versanddienstleister werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht (Abschnitt 10).

Ausgenommen von der 30-Tage-Löschung sind Rechnungsdaten (acht Jahre, Abschnitt 6), die Sperrliste (bis zur Aufhebung, Abschnitt 12), Einwilligungen (bis zum Widerruf, Abschnitt 13) und die Daten des Änderungsdienstes (bis 30 Tage nach Ablauf der Laufzeit, Abschnitt 13a).

Zu jedem Bericht führen wir dauerhaft ein Berichtsregister: Berichtsnummer, Vorgangsnummer, Praxiskennung, Datum, Tarif, Kennung der Zahlungssitzung, Rechnungsnummer und die technischen Stände des Abgleichs. Das Register enthält keine Namen, Anschriften oder Dokumentinhalte. Das Register ist damit pseudonym; ohne die Rechnungsdaten lässt sich daraus keine Praxis bestimmen. Über die Rechnungsnummer lässt sich ein Bericht innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist der Rechnung zuordnen; wir brauchen diesen Rückweg für die Sperrliste, für die Nachprüfung eines beanstandeten Berichts, für die Buchführung und — wenn dieselbe Praxis einen Folgeauftrag erteilt — für den Vergleich mit ihrem früheren Bericht.

12. Interne Sperrliste nach Erstattung

Die Erstattung nach § 6 Abs. 6 unserer AGB wird je Praxis nur einmal gewährt. Um das umzusetzen, führen wir eine interne Sperrliste: Nach einer solchen Erstattung speichern wir die im Bestellvorgang angegebene E-Mail-Adresse und die Praxisanschrift (in vereinheitlichter Schreibweise) sowie den Grund und die Nummer des betroffenen Vorgangs. Neue Aufträge werden gegen diese Liste geprüft; im Trefferfall nehmen wir den Auftrag nicht an und erstatten eine bereits geleistete Zahlung unverzüglich zurück.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung einer mehrfachen Inanspruchnahme der einmaligen Erstattung). Die Einträge werden nicht für andere Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Die Einträge bleiben bis zur Aufhebung der Sperre gespeichert; wird eine Sperre aufgehoben, vermerken wir das Datum der Aufhebung. Sie können der Speicherung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen und sich dazu an datenschutz@kammerfest.de oder an die im Impressum genannte Adresse wenden.

13. Warteliste, Checkliste und Erinnerung (Einwilligungen)

Warteliste: Bis der QM-Check bestellbar ist, können Sie Ihre E-Mail-Adresse eintragen, um benachrichtigt zu werden, sobald es losgeht. Bis dahin erhalten Sie gelegentlich Tipps zur QM-Dokumentation. Nach dem Eintrag schicken wir Ihnen einen Bestätigungslink, der 7 Tage gültig ist; erst mit dem Klick speichern wir Ihre Adresse, den Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstexts. Kommen Sie über einen unserer Briefe auf die Website, speichern wir zusätzlich, welche Briefvariante das war — so sehen wir, welche Ansprache funktioniert. Vorher wird nichts gespeichert.

Checkliste: Wenn Sie unsere Checkliste als PDF anfordern, gilt dasselbe Verfahren. Sie erhalten die Checkliste und gelegentlich Tipps zur QM-Dokumentation per E-Mail.

Erinnerung: Auf der Seite Ihres Berichts können Sie freiwillig per Knopf zustimmen, dass wir Ihre E-Mail-Adresse über den Auftrag hinaus speichern und Sie einmal im Jahr an den nächsten Abgleich erinnern. Das ist kein Newsletter. Ohne Zustimmung wird Ihre Adresse 30 Tage nach Bereitstellung des Berichts gelöscht.

Rechtsgrundlage für alle drei ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: per Abmelde-Antwort auf jede dieser E-Mails, per E-Mail an datenschutz@kammerfest.de, für die Erinnerung auch an kontakt@kammerfest.de. Nach dem Widerruf bleibt Ihre Adresse nur als Sperrvermerk gespeichert, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

13a. Änderungsdienst (Vertrag)

Wenn Sie den Änderungsdienst buchen, speichern wir die im Bezahlvorgang angegebene E-Mail-Adresse, den im Bezahlvorgang angegebenen Namen, die Kennung der Zahlungssitzung, das Zahlungsdatum, den Betrag, das Ende der Laufzeit und die Fassung der Leistungsbeschreibung, die Sie gesehen haben. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Zahlung wickelt Stripe ab wie in Abschnitt 6 beschrieben. Vor der Annahme gleichen wir die E-Mail-Adresse und die Anschrift aus dem Bezahlvorgang mit der internen Sperrliste ab (Abschnitt 12); bei einem Treffer kommt kein Vertrag zustande, und wir erstatten die Zahlung unverzüglich.

Die Daten bleiben bis 30 Tage nach Ablauf der Laufzeit gespeichert und werden dann automatisch gelöscht; Kennung der Zahlungssitzung, Zahlungsdatum und Betrag einer Zahlung löschen wir zwölf Monate und 30 Tage nach dieser Zahlung. Die Rechnung bewahren wir acht Jahre auf (Abschnitt 6). Beenden Sie den Änderungsdienst über den Abmeldelink in seinen E-Mails, vermerken wir das Datum und senden keine weiteren E-Mails des Änderungsdienstes; der Eintrag bleibt bis zur Löschung als Sperrvermerk bestehen. Eine Abmeldung von Warteliste, Checkliste oder Erinnerung (Abschnitt 13) beendet den Änderungsdienst nicht. Für die E-Mails nutzen wir den Versanddienstleister aus Abschnitt 10; der Prüflauf selbst verarbeitet keine personenbezogenen Daten.

14. Empfänger und Verarbeitung außerhalb der EU

Ihre Daten verarbeiten wir in der EU: Datenbank und Dateispeicher in Frankfurt am Main, die Verarbeitungsstrecke in Deutschland, unsere Postfächer in der Region Europa, die KI-Auswertung in EU-Regionen, die Website in Frankfurt am Main, den E-Mail-Versand in Irland, Reichweitenmessung und Fehlermeldungen in EU-Regionen der jeweiligen Anbieter.

Einige dieser Anbieter haben ihre Muttergesellschaft in den USA: Supabase, Vercel, Resend, PostHog und Sentry. Die KI-Auswertung erbringt Google Ireland Limited, Dublin — unser Vertragspartner ist damit ein irisches Unternehmen, dessen Muttergesellschaft ebenfalls in den USA sitzt; die Verarbeitung bleibt auf EU-Regionen begrenzt (Abschnitt 8). Für den Fall, dass ein solcher Anbieter aus den USA auf Daten zugreift, gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unserer Auftragsverarbeitungsverträge sind. Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage an datenschutz@kammerfest.de.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Sie können einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); das betrifft hier die Server-Protokolle, die Reichweitenmessung, die Fehlermeldungen und die Sperrliste. Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Anfragen richten Sie an datenschutz@kammerfest.de. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Betrifft Ihre Anfrage Inhalte von Praxisdokumenten, für die eine Praxis Verantwortliche ist, leiten wir sie an die Praxis weiter und unterstützen sie bei der Beantwortung (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.