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QM-Glossar

Die wichtigsten Begriffe des zahnärztlichen Qualitätsmanagements — kurz erklärt, mit Fundstelle, wo eine Richtlinie oder ein Gesetz dahintersteht.

Anlage 2 (Fragenkatalog)
Der Fragebogen der G-BA QM-Richtlinie mit 29 Fragen, entlang dessen die KZV in der Stichprobe abfragt, wie das Qualitätsmanagement umgesetzt ist. Abschnitt II der Anlage regelt die Stichprobe selbst.
Fundstelle: QM-RL Anlage 2 · Mehr dazu: Die G-BA QM-Richtlinie für Zahnärzte: verständlich erklärt
Aufbauphase
Die Übergangsfrist für neu gegründete Praxen: Die Anforderungen der QM-Richtlinie sind innerhalb von drei Jahren nach Zulassung bzw. Ermächtigung umzusetzen und zu überprüfen.
Fundstelle: QM-RL Teil B III § 2 · Mehr dazu: Die G-BA QM-Richtlinie für Zahnärzte: verständlich erklärt
AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen einer Praxis und einem Dienstleister, der in ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Er regelt Zweck, Weisungen, Sicherheit und Löschung der Verarbeitung.
Fundstelle: Art. 28 DSGVO
belegt
Feststellung im kammerfest-Bericht: Zu dieser Anforderung liegt in den eingereichten Unterlagen ein Beleg vor. Die Wörter beschreiben Belege in den Unterlagen, keine Erfüllungsgrade.
Beschwerdemanagement
Der geregelte Umgang mit Beschwerden von Patientinnen und Patienten: entgegennehmen, auswerten und, wo es passt, etwas ändern — ein Instrument der Patientenorientierung in der QM-Richtlinie.
Fundstelle: QM-RL Teil A § 4 Abs. 1 · Mehr dazu: Welche QM-Dokumente sind in der Zahnarztpraxis Pflicht?
Fehlermanagement
Der strukturierte Umgang mit Fehlern und Beinahe-Fehlern: erkennen, besprechen, Ursachen abstellen und das Gelernte dokumentieren. Die Richtlinie versteht Fehler als Lernquelle, nicht als Schuldfrage.
Fundstelle: QM-RL Teil A § 4 Abs. 1 · Mehr dazu: Welche QM-Dokumente sind in der Zahnarztpraxis Pflicht?
Freigabe
Der Vermerk, wer ein Dokument wann für gültig erklärt hat: Name und Datum, unterschrieben oder digital. Ein vorgesehenes, aber leeres Feld „Freigegeben“ werten wir als nicht freigegeben.
Jahreskalender
Ein Vorschlag von kammerfest, die Richtlinie kennt ihn nicht: ein Blatt mit den wiederkehrenden Terminen der Praxis im QM, zum Beispiel Selbstbewertung, Durchsicht des Handbuchs, Notfalltraining.
Kann-Instrument
Eine Empfehlung der Richtlinie ohne Pflichtcharakter — etwa die Fortbildung im Qualitätsmanagement selbst. Eine Begründung verlangt die Richtlinie nicht; wir raten, die Entscheidung kurz festzuhalten.
Fundstelle: z. B. QM-RL Teil A § 2 Satz 11 · Mehr dazu: Pflicht-Teamrunden, freiwillige QM-Fortbildung? Wo die Richtlinie überrascht
KZV-Stichprobe
Die Zufallsstichprobe der Kassenzahnärztlichen Vereinigung: jährlich mindestens 2,5 % oder alle zwei Jahre 4 % der Praxen werden zur schriftlichen Vorlage ihrer QM-Dokumentation aufgefordert — ohne Praxisbesuch.
Fundstelle: QM-RL Teil A § 6; Anlage 2 Abschnitt II · Mehr dazu: Warum Sie Ihr QM-Handbuch jährlich prüfen sollten
Lenkung von Dokumenten
Begriff aus der ISO-9001-Welt — die G-BA-Richtlinie kennt ihn nicht. Gemeint ist die nachvollziehbare Pflege der eigenen Dokumente: Versionsstand, Datum, Freigabe, Zuständigkeit und regelmäßige Überprüfung. Bei kammerfest heißt das Mittel dafür „Übersicht Ihrer QM-Dokumente“.
Managementbewertung / Selbstbewertung
Die regelmäßige Bilanz des eigenen QM-Systems: Ist-Zustand erheben, mit den Qualitätszielen abgleichen, Konsequenzen festlegen und das Ergebnis intern dokumentieren.
Fundstelle: QM-RL Teil A §§ 4–5 · Mehr dazu: Welche QM-Dokumente sind in der Zahnarztpraxis Pflicht?
nicht anwendbar
Die Anforderung trifft auf die Praxis nach ihrer eigenen Angabe nicht zu, zum Beispiel das Schutzkonzept, wenn keine Kinder und Jugendlichen behandelt werden. Das ist kein Prüfergebnis, sondern folgt aus der Selbstauskunft.
nicht belegt
Feststellung im kammerfest-Bericht: In den eingereichten Unterlagen wurde zu dieser Anforderung kein Beleg gefunden.
Praxisbegehung
Prüfung vor Ort durch die zuständige Überwachungsbehörde (je nach Bundesland etwa Gesundheitsamt oder Regierungspräsidium), vor allem zu Hygiene und Medizinprodukten. Nicht zu verwechseln mit der schriftlichen KZV-Stichprobe zum QM.
Mehr dazu: Praxisbegehung oder KZV-Stichprobe? Zwei Prüfungen, die Praxen verwechseln
Praxishandbuch (QM-Handbuch)
Die zentrale Sammlung der QM-Dokumente einer Praxis: geregelte Abläufe, Zuständigkeiten, Nachweise. Die Richtlinie nennt das Praxishandbuch als zahnärztliches Instrument, als Buch oder EDV-gestützt; es wird regelmäßig aktualisiert. Form und Umfang bestimmt die Praxis.
Fundstelle: QM-RL Teil B III § 3 · Mehr dazu: Welche QM-Dokumente sind in der Zahnarztpraxis Pflicht?
Qualitätsziele
Konkrete, überprüfbare Ziele, die sich die Praxis für ihre Qualität setzt — samt Bewertung, ob sie erreicht wurden. Zusammen mit der Selbstbewertung der Kern des QM-Rhythmus; wir empfehlen, beides einmal im Jahr anzusehen.
Fundstelle: QM-RL Teil A § 4 Abs. 1 · Mehr dazu: Warum Sie Ihr QM-Handbuch jährlich prüfen sollten
Risikomanagement
Das vorausschauende Gegenstück zum Fehlermanagement: Risiken für Patientinnen, Patienten und Praxisablauf erkennen, bewerten und mit Maßnahmen begrenzen, bevor etwas passiert.
Fundstelle: QM-RL Teil A § 4 Abs. 1 · Mehr dazu: Welche QM-Dokumente sind in der Zahnarztpraxis Pflicht?
Teambesprechung
Regelmäßige, protokollierte Besprechung des Praxisteams — nach Teil A § 4 Abs. 1 der QM-Richtlinie verpflichtend anzuwenden, für Praxen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Der Nachweis ist das datierte und bestätigte Protokoll.
Fundstelle: QM-RL Teil A § 4 Abs. 1; Anlage 2 Frage 13 · Mehr dazu: Pflicht-Teamrunden, freiwillige QM-Fortbildung? Wo die Richtlinie überrascht
teilweise belegt
Feststellung im kammerfest-Bericht: Ein Teil der Anforderung ist in den eingereichten Unterlagen belegt; der Bericht nennt, was fehlt.
Übersicht Ihrer QM-Dokumente
Ein Vorschlag von kammerfest, die Richtlinie kennt ihn nicht: eine Liste aller QM-Dokumente der Praxis mit Versionsstand, Datum, Freigabe, zuständiger Person und dem Abstand der Durchsicht.
ZQMS
Das Zentrale Qualitätsmanagementsystem vieler Zahnärztekammern: ein von Zahnärztekammern herausgegebener Baukasten aus Musterdokumenten für den Aufbau des eigenen QM. Die inhaltliche Pflege der eigenen Nachweise bleibt Aufgabe der Praxis.
Mehr dazu: QM mit ZQMS: was das System abdeckt — und was Sie selbst dokumentieren

kammerfest ist ein unabhängiges Angebot und keine Leistung einer Zahnärztekammer oder KZV. Dieses Glossar ist keine Rechtsberatung.