Fehlermanagement in der Zahnarztpraxis: CIRS, Beispiele — und drei Instrumente ohne Verzichtsmöglichkeit

Drei Instrumente, bei denen die Richtlinie keinen Spielraum lässt

Die G-BA QM-Richtlinie erlaubt es Praxen ausdrücklich, den QM-Aufwand an ihre Größe und Ausstattung anzupassen. Bei drei Instrumenten macht sie eine Ausnahme und schreibt fest: Auf die Mindeststandards darf nicht verzichtet werden (Teil A § 4 Abs. 1). Es sind ausgerechnet die drei, die im Praxisalltag am seltensten sauber dokumentiert sind:

1. Risikomanagement (Anlage 2 Frage 21): der systematische Umgang mit potenziellen Risiken — Verwechslungen vermeiden, Risikopatienten erkennen (z. B. Diabetiker oder multimorbide Patientinnen und Patienten), kritische Ereignisse analysieren und Prävention ableiten. Wir empfehlen eine Seite Risikoübersicht: welche Risiken die Praxis erkannt hat, wie sie sie bewertet und was sie dagegen tut, mit Datum der Besprechung im Team. Gefährdungsbeurteilungen aus dem Arbeitsschutz ersetzen diese Übersicht nicht.
2. Fehlermanagement (Anlage 2 Frage 22): Fehler und kritische Ereignisse werden systematisch besprochen und genutzt, um Verbesserungen einzuleiten — etwa als fester Tagesordnungspunkt der Teambesprechung.
3. Fehlerberichts- und Lernsystem (Anlage 2 Frage 23): ein für alle Berufsgruppen niederschwellig zugänglicher Meldekanal — freiwillig, anonym, sanktionsfrei.

Wo CIRS ins Bild kommt

Für das dritte Instrument nennt die Richtlinie selbst ein zahnärztliches Beispiel: „CIRS dent – Jeder Zahn zählt!“ — das Berichts- und Lernsystem des Berufsstands, in dem Praxen unerwünschte Ereignisse anonym melden und aus den Meldungen anderer lernen können. Die Richtlinie verlangt dabei mehr als einen Link im Handbuch: Meldungen sollen systematisch aufgearbeitet, abgeleitete Präventionsempfehlungen umgesetzt und auf Wirksamkeit überprüft werden. Ein Fehlermeldesystem kann auch praxisintern organisiert sein — entscheidend ist, dass jede und jeder im Team ohne Hürde und ohne Furcht vor Konsequenzen melden kann.

Beispiele: Was ist überhaupt ein „kritisches Ereignis“?

Der Begriff zielt nicht auf den großen Behandlungsfehler, sondern auf die kleinen Beinahe-Momente, die jede Praxis kennt:

1. Die Beinahe-Verwechslung von Patient, Zahn oder Seite — noch rechtzeitig bemerkt.
2. Das aufgerufene Röntgenbild gehört zur falschen Patientin.
3. Eine Vormedikation (etwa ein Gerinnungshemmer) fällt erst beim zweiten Blick auf.
4. Ein Sturz oder Beinahe-Sturz im Wartezimmer.
5. Ein Instrument aus einer nicht freigegebenen Charge liegt am Behandlungsplatz.

Dass so etwas vorkommt, ist kein QM-Mangel — es nicht zu besprechen, ist einer. Genau das meint „aus Fehlern lernen“: Das Ereignis kommt auf den Tisch, das Team leitet ab, was künftig anders läuft, und die Änderung wird festgehalten.

Woran erkennbar ist, dass sich die Praxis mit dem Themenkomplex Qualitätsmanagement auseinandersetzt

In den Unterlagen ist das an zwei Dingen erkennbar: an der Regelung und am gelebten Beleg.

1. eine kurze schriftliche Festlegung, wie mit Fehlern, kritischen Ereignissen und Meldungen umgegangen wird (wer, wie, wohin) — für die ganze Praxis: Behandlung, Organisation und Aufbereitung. Ein Fehlerprotokoll nur aus der Sterilisation deckt einen Teilbereich,
2. Protokolle, in denen der Punkt tatsächlich vorkommt — der wiederkehrende Tagesordnungspunkt „Fehler/kritische Ereignisse“ in der Teambesprechung ist der einfachste Nachweis. Protokollieren Sie den Punkt auch, wenn nichts vorlag. Ein Satz wie „Fehlerliste wieder führen“ ist eine Aufforderung und kein Nachweis. Jede Maßnahme trägt Name, Termin und Wiedervorlage,
3. der benannte Meldeweg (praxisintern oder CIRS dent) im Handbuch, mit dem Satz, dass Meldungen freiwillig, anonym und sanktionsfrei erfolgen. Ein Meldeformular der Praxis hat kein Namensfeld.

Ein Ordner mit Regelungen, aber ohne ein einziges Protokoll, in dem ein Ereignis besprochen wurde, belegt keine gelebte Umsetzung — dieselbe Logik, die für alle QM-Dokumente gilt.