Internes Audit in der Zahnarztpraxis: Ablauf, Checkliste — und warum die Richtlinie „Selbstbewertung“ sagt

Zwei Welten, ein Missverständnis

„Internes Audit“ ist ein Begriff aus der ISO 9001: Dort prüfen geschulte Auditorinnen und Auditoren in geplanten Abständen, ob das Managementsystem der Norm entspricht. Zahnarztpraxen, die nicht ISO-zertifiziert sind — die große Mehrheit —, schulden niemandem ein Audit. Die G-BA QM-Richtlinie verlangt etwas anderes, und zwar von jeder Vertragszahnarztpraxis: die regelmäßige Selbstbewertung.

Was die Richtlinie verlangt — drei Pflichten

1. Regelmäßig den Ist-Zustand erheben und Selbstbewertungen durchführen, um Ziele und Inhalte des QM festzulegen und zu überprüfen (Teil A § 4 Abs. 1; Anlage 2 Frage 2).
2. Das Ergebnis dokumentieren — für interne Zwecke, formfrei, aber schriftlich (Teil A § 5; Anlage 2 Frage 3).
3. Konsequenzen ziehen und festhalten: Die Stichprobe fragt, ob aus den Selbstbewertungen der letzten zwölf Monate Veränderungen an Prozessen oder Strukturen abgeleitet wurden (Anlage 2 Frage 5). Der kammerfest-Bericht rechnet die zwölf Monate ab dem Tag der Auswertung zurück.

Der dritte Punkt ist der, an dem es in der Praxis am häufigsten hakt: Eine Selbstbewertung, die folgenlos im Ordner verschwindet, beantwortet Frage 5 nicht. Dokumentierte Konsequenz kann klein sein — ein geänderter Ablauf, eine neue Checkliste, eine umverteilte Zuständigkeit. Sie muss auffindbar sein und erkennen lassen, aus welcher Selbstbewertung sie stammt. Ein Termin, der noch in der Zukunft liegt, ist kein Defizit: Eine festgehaltene Maßnahme, die noch nicht fällig ist, zählt. Ist die Selbstbewertung selbst erst geplant, wertet der Bericht das als teilweise belegt, wenn Termin, zuständige Person und Vorlage feststehen und keine frühere Selbstbewertung überfällig ist.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Termin setzen. Einen festen Jahrestermin — derselbe Rhythmus, den wir für die jährliche Handbuch-Durchsicht empfehlen; beides lässt sich verbinden, aber getrennt festhalten — die Durchsicht des Handbuchs ist nicht die Selbstbewertung.
2. Entlang des Fragenkatalogs durchgehen. Die Anlage 2 der Richtlinie enthält die Fragen, die auch die KZV-Stichprobe stellt — von den Qualitätszielen bis zur Sturzprophylaxe. Anlage 2 deckt nicht alles ab: Mitarbeiterbefragung und QM-Zuständigkeit stehen im Richtlinientext, aber nicht im Fragenkatalog. Nehmen Sie beides in die eigene Durchsicht auf.
3. Ergebnis festhalten. Datum, wer dabei war, was angesehen wurde, Befund je Themenfeld, Verweis auf die Folgerungen — und die Freigabe. Halten Sie fest, was erledigt ist, nicht was erledigt werden soll. Eine Seite genügt — entscheidend ist, dass es sie gibt.
4. Konsequenzen notieren und nachhalten. Was ändern wir, wer macht es, bis wann? Beim nächsten Termin zuerst prüfen: Ist es passiert?

Gefährdungsbeurteilung und Hygiene-Checkliste gehören zu Arbeitsschutz und Hygiene. Sie ersetzen die Selbstbewertung des QM nicht.

Die Checkliste gibt es amtlich — und kostenlos

Wer für die Selbstbewertung eine Checkliste sucht, muss nichts kaufen: Der Fragenkatalog der Anlage 2 ist die Liste, entlang derer die KZV abfragt — und damit das natürliche Raster für die eigene Durchsicht. Anlage 2 deckt nicht alles ab: Mitarbeiterbefragung und QM-Zuständigkeit stehen im Richtlinientext, aber nicht im Fragenkatalog. Nehmen Sie beides in die eigene Durchsicht auf. Wie die Stichprobe formal abläuft, steht hier im Vergleich zur Praxisbegehung.

Die ehrliche Grenze der Selbstbewertung

Die Selbstbewertung hat einen konstruktionsbedingten blinden Fleck: Man prüft das eigene Werk. Wer das Handbuch selbst gepflegt hat, liest darüber hinweg, was fehlt — das ist keine Nachlässigkeit, sondern Psychologie. Ein unabhängiger Abgleich gegen die Anforderungen ergänzt das Selbstbild um ein Prüfbild; die Selbstbewertung ersetzt er nicht, denn die verlangt die Richtlinie von der Praxis selbst. Zusammen ergeben beide den Rhythmus, mit dem ein Handbuch dauerhaft trägt.